Läsvärt ur vår ComAkademi

Säkra kommunikationsflödet i alla led

Kommunikationen är lika viktig som andra processer i företaget. Därför måste den också kvalitetssäkras för att undvika problem och misstag som vilken aktivitet som helst.

Har ni ett ledningssystem? Ett verktyg för att samla information för att ge en översiktlig bild av läget och kunna fatta välgrundade beslut? Det bidrar till att utveckla företaget och att ni når era mål.

Idag är det ofta en självklarhet att ha ett system för att styra verksamheten. Få grepp hur de olika processerna bidrar till att snabbare nå resultat. Ett sätt som ger goda resultat är att till exempel använda tiden på ett rationellt sätt, minska fel och bättre hushålla med resurser. Att kvalitetssäkra företagets verksamhet.

Kvalitetssäkra kommunikationen
Gör ni på samma sätt med kommunikationen? Ofta beskrivs kommunikationen som en stödfunktion till processerna som dagligen sker i verksamheten. Men det kan skapa problem eftersom kommunikationen också är en process som måste behandlas på samma sätt som övriga processer. Kommunikationen har en betydligt bredare uppgift än att bara vara en stödfunktion och den berör alla delar.

Att kommunicera ett budskap består av olika delar som hänger ihop, som länkar i en kedja. Varje del är lika viktig och de olika delarna är beroende av varandra. Från behov, strategi och beslut till att genomföra aktiviteter, återkoppla och utveckla. Det är så som kommunikationsprocessen ser ut och är uppbyggd som andra processer. Därför behöver den också kvalitetssäkras.

Hur kvalitetssäkrar man kommunikationen?
Börja med själva kommunikationsprocessen. Den startar i ett behov och syfte och tar slut när kommunikationen är genomförd med en viktig poäng. Att återkoppla resultatet i ett lärande flöde.

Varje dag sker en mängd olika kommunikationsaktiviteter. Man måste bedöma risker och riskhantera, man ska planera ett besök hos en kund, en familjedag ska läggas upp och man ska gå genom hur onboardingen fungerade när två nya har anställts. Och så ska man bevaka flödet i digitala kanaler och bemöta kommentarer.

För att hantera dessa, och andra uppgifter med kommunikationen i vardagen behövs en tydlig arbetsgång och struktur. Därför måste aktiviteterna i första hand listas, vilka har man? Därefter ska de dokumenteras för att man ska kunna förstå hur de fungerar och vad som behöver förbättras.

Därför behöver även kommunikationen säkras
Varför ska man kvalitetssäkra kommunikationen? Av samma skäl som andra processer. Inte bara för att minska fel och hitta förbättringar. Det finns ett annat bra skäl. Man behöver säkerställa vem eller vilka som tar över när den utsedda är på semester, är sjuk eller ska sluta. Om inte överlämningen sker så kommer kvaliteten inte att säkras. Genomförandet blir inte så som man förväntar sig och kommunikationskedjan brister.

Så här fungerar vårt arbetssätt ComWise Flöde